クラウド化で全社的に業務効率がUP
成功の秘訣は「使い倒す」こと

「効率UPで 2人の業務がひとりに」

不動産流通課　森山 彩 様

私の担当業務は仲介物件の管理です。具体的には顧客情報の入力、仲介物件台帳の作成、仲介手数料の管理、媒介の更新管理などですね。以前はそれら全てをエクセルで管理していたので社内や仲介オーナーへの報告書作成がかなり手間でした。また、部門ごとに顧客管理を行っていたので、情報が共有されておらず、他部門に同一客先の情報が無いか照会することも日常的にありました。「注文分譲クラウドDX」導入後は、仲介物件台帳にデータを登録しておくだけで必要な報告書がワンクリックですぐに出力できるようになり、資料作成がとても楽になりましたね。また、顧客情報も部門を跨いで共有されるようになったので、いちいち連絡をとる必要もなくなりました。以前、2 人で行っていた業務を今は1人でこなせています。

「席を立つ回数が減り、 他の仕事もできるようになりました」

営業部　分譲住宅課　営業事務　主任　端 由美子 様

私の部署は営業さんが取ってきた契約の管理が主な業務です。契約日や入金予定日などの日程管理のほか、売上集計や営業さんの成績管理、補足資料の作成なども含まれます。従来の管理は紙ベース。情報のやりとりは内線や回覧で行っていたので「すぐにわからない」「外出先から確認できない」などの不都合がありました。「注文分譲クラウドDX」を導入してからはバラバラに管理されていた情報が、全てクラウド上に集約され、いつでもどこでもそこに行けば見える状態になりました。おかげで席を立つ回数も減り、他の仕事もできるようになりました。このように上手く軌道にのったのは、社長が「これを使うのだ」という強い決意を表明されたことが大きいと思います。実際、これらデータ入力は営業さん自身が支給されているiPad から行っています。もちろん最初から全員が使いこなせたわけではありませんが、私の方で簡易マニュアルを作成したところ、皆が使えるようになりました。

「電子受発注で月10時間の時短」

建築部　一井 叔美 様

風折 華子 様

2020 年４月、まさにコロナ禍の中、電子受発注を開始しました。三密を避けつつ協力業者さんに浸透させなければならず、苦労もありましたがダイテックさんの協力もあり、なんとかスタートを切ることができました。それまではエクセルで実行予算を作成し、原価管理ソフトで発注書を作成、さらに別のソフトで発注書を送信していました。そして業者さんから送られてくる請求書は全て紙。まずは現場別に並び替え、工事部長がチェックしたら今度は支払に回すために業者別に並び替えます。それこそ何百枚とありましたから並び替えるだけで延べ1日の作業です。今は実行予算から支払までクラウド上で一元化され、紙の請求書も7分の1ぐらいに減りました。作業時間は少なく見積もっても１か月で 6～10時間ぐらいは短縮になっていますね。協力業者さんからも好評で「わかりやすくなった」「自宅で仕事ができるようになった」と喜びの声も届いています。

3つのデータベースを一元化

経営管理部　次長　引地 邦夫 様

那須 美鈴 様

当社ではもともと部門ごとに大きく分けて3つのデータベースがあって、そこに問題意識はありました。ちょうどそのころダイテックさんからクラウドのご提案をいただき、検討を重ねた結果「これなら一元管理できそうだ」ということで導入を決定しました。導入当初は会計ソフトとの連携用マスタの整備などで苦労しましたが、今は仕組が整ってスムーズにデータが流れています。あとは使い倒すだけですね。「注文分譲クラウドDX」を導入して一番の変化はすぐにデータが見れるようになったこと。検索をかければ見たい情報が明細レベルで確認できます。それまで手作業だった銀行向け振込データもクリックひとつで簡単に出力できるようになりました。複数あったデータベースを一元化できたのはトップが強い意志をもって舵を取ったことが大きいです。経営方針に「デジタル化の確立」を掲げ、二重入力を禁止するなどトップダウンで強力に業務改革を推進しました。データがひとつに集約された今、いわば宝の山を手に入れたわけですから、今後はBIツールに連携して経営分析に活用していきたいと考えています。