予実管理とは？手順やポイント、エクセル・システム・ツールなどを解説

「予実管理をしたいけどどうすればいいかわからない」このようなお悩みをお持ちの担当者様も多いのではないでしょうか。この記事では予実管理の目的やメリット・デメリットといった基本的なことから、具体的な予実管理の流れ、失敗しないためのポイントについて詳しく解説しています。

予実管理とは？

予実管理は、企業の予算と実績を管理することを指します。具体的には、あらかじめ設定した数値目標や予算と実際の業績を比較し、乖離した部分を分析することで改善に活用する経営手法です。ここでは、予実管理の目的やメリット・デメリットについて、詳しく解説します。

目的

予実管理の大きな目的は、経営目標の進捗状況を可視化することで、課題を早期に発見して適切な改善策を講じることです。予実管理を行うことで、期中でもタイムリーに進捗度が把握でき、遅れが生じた場合は原因を分析し、軌道修正を図ることができます。未達成の要因を特定しやすくなるため、現在の戦略の有効性や再検討にも効果的です。また、数値目標と達成度を見える化することで、組織全体に目標意識を浸透させ、結果として目標達成に向けた自律的な活動を促進するといった効果にも期待できます。

メリット

予実管理には、大きく分けて「予算と実績の乖離の早期発見」「経営判断の迅速化」「管理者層の育成」の3つのメリットがあります。予実管理で予算と実績を定期的に比較することで、乖離を早期に発見できる点が1つ目のメリットです。乖離の原因を追究することで、早い段階で改善策を講じることが可能となります。また予実管理によってデータが整理され、見える化されることで、経営における重要な判断材料となり、迅速な経営判断が可能となる点もメリットといえます。数値データをベースにした根拠が明確な経営判断となるため、判断の適正化にもつながるでしょう。最後のメリットとしては、分析を通じてデータ解釈力や意思決定力が養われるため、管理者層の育成につながる点が挙げられます。予実管理を行うことで、データ分析のスキルが向上します。実績データを分析することで、将来のリスクを予測し、適切な対応を行えるようになるなど、管理者層のマネジメント能力や経営スキルの向上につながる点もメリットといえます。

デメリット

予実管理のデメリットには、「作成・共有に手間がかかる」「ヒューマンエラーが起こりやすい」点が挙げられます。予実管理は、作成に必要なデータの収集や集計、分析の数多くの作業が必要であり、それには相応の時間と人的リソースが必要となります。エクセルでのデータ作成など手作業に依存すると、担当者の負荷が大きくなる点がデメリットです。また、予実管理の精度はデータの正確性に大きく左右されます。入力ミスや集計エラーなどのヒューマンエラーがあると、分析全体の信頼性が損なわれてしまう点には留意が必要でしょう。

予実管理の手順

ここでは、予実管理を実際に運用する際の具体的な手順について詳しく解説します。予実管理の進め方は、企業の規模や事業内容によって異なりますが、ここでは一般的な流れをご紹介します。

予算を立てる

予実管理は、まず予算目標を立てることからスタートします。この際、目標とする予算は、現実的かつ達成可能な数値とすることが重要です。一般的には達成確率80％程度の設定が、達成が容易ではないものの現実的な予算目標と言われています。過去のデータや市場動向等を参考にして、無理のない予算を設定します。また予算は全社のみではなく、部門別やプロジェクト別に展開し、共有しておくことも重要です。

実績データを収集する

予実管理では、予算と実績の差異を定期的にチェックするために月次決算を行い、実績データを収集します。実績データの正確な収集は、予実管理の肝となる重要な工程です。手作業によるデータ収集は、時間や手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも高まります。できるだけシステムから自動的にデータが収集できる仕組みを整備するようにしましょう。

予算と実績を比較・分析する

実績データが収集できたら、設定した予算と実績を比較します。目標となる売上高や利益と実績に差異がある場合は、差異の原因となる要因を分析し、改善策を検討する必要があります。分析の際には、特に営業利益などの重要指標に着目して分析を行うのがポイントです。営業利益には売上原価だけでなく、販売費や一般管理費も含まれています。原価にかかわらないコストが多額になっている場合、売上額が大きくても赤字となる可能性があるためです。また分析結果は、経営層だけでなく各部門や従業員とも共有し、社内全体で目標意識を浸透させることが重要です。

差異の原因に対して改善策を講じる

差異の要因が明確になったら、課題に対する具体的な改善策を検討し、実行します。改善策には優先順位をつけ、段階的に実行しましょう。また対策実施後には、その効果を評価し、必要に応じて修正や追加の対応を実施します。このPDCAサイクルを繰り返すことが、最終的には予算策定の精度を高めることにつながります。

予実管理に失敗しないためのポイント

予実管理を効果的に行うためには、押さえておきたいポイントがいくつかあります。ここでは、予実管理に失敗しないためのポイントを4つご紹介します。

適切な予算を設定する

1つ目のポイントは、適切な予算を設定することです。予算の設定は高すぎても低すぎても効果的ではありません。実現不可能な高すぎる予算目標を設定してしまうと、課題発見にもつながらないばかりか、従業員のモチベーションの低下にもつながります。反対に目標が低すぎると、簡単に目標を達成できてしまい、組織の改善活動や従業員の向上意欲を削いでしまいます。予算目標は、容易に達成できないものの、実現可能なラインで設定するのが適切です。達成確率が80％程度となるよう設定し、従業員の意欲や能力を引き出し、企業の成長につなげましょう。

定期的に評価・改善する

2つ目のポイントは、予実管理を定期的に評価し、改善することです。予実管理は、定期的に評価し、改善を講じることで最大の効果を発揮します。予算と実績に乖離が出た場合は、できるだけその差が小さいうちに発見し、いち早く改善策を講じることが重要です。乖離が大きくなってから課題を発見してしまうと、軌道修正が難しくなってしまいます。予実管理は月次でチェックすることが一般的ですが、できれば週次で分析するなど負担の許容できる範囲でできるだけ短期に行う方が効果的です。週報や月次レビューなど、日常の運用に取り込み、着実に行うようにしてください。

差異の原因を早期に特定して早期に改善する

3つ目のポイントは差異の原因を早期に特定し、改善することです。予実管理の最大のメリットは、課題の早期発見と改善にあります。できれば月次での報告を待たず、できるだけリアルタイムに差異を把握し、迅速に対策を講じられるのが理想的です。問題点や課題の早期発見が早ければ早いほど、余計な作業やコスト負担は少なくなり、軌道修正も容易になります。予実管理では、特定の指標にしきい値を設定しアラートを出せるようにするなど、問題の早期発見を促す仕組みを整備することが有効です。

エクセル・システム・ツールなどで効率化する

4つ目のポイントは、エクセルやシステム・ツールなどで効率化しておくことです。予実管理は会社が大きくなればなるほど、入力や集計に手間がかかりヒューマンエラーも起きやすくなってしまいます。企業規模が小さいうちはエクセルでも問題ありませんが、より効率よく正確に行うためには、予実管理システムやツールの導入が有効です。これらのシステムやツールは、会計システムと連携できるものも多く、予算と実績の差異を自動的に集計し、グラフや図表で表示できます。業務負担も大きく減ることに加え、正確性もアップします。社内での共有も容易になりますので、ぜひ導入を検討してください。

まとめ

本記事では予実管理について、その目的やメリット・デメリット、予実管理の流れ、失敗しないためのポイントなどについて、詳しく解説しました。予実管理は予算目標と実績の乖離を早期に発見し、課題解決へとつなげる企業経営に欠かせない経営手法です。適切な予算設定と定期的なチェック、対策の実行を繰り返すことで、予算管理の精度と企業業績を効率的に高められます。一方で、予実管理はデータの収集・分析には相応の手間がかかるとともに、正確性を求められるため、担当者の負担は大きくなりがちです。効率的で正確な予実管理運用には、予実管理に適したシステムの導入がおすすめです。株式会社ダイテックが提供する注文分譲クラウドDXは、住宅事業に特化した電子受発注やペーパーレス化、予実管理などさまざまな機能を搭載しています。従業員の負担を増やすことなく、効果的な予実管理が可能となりますので、予実管理の効率化をご検討の担当者様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。