建設業でクラウドサービスを活用するメリットとは？機能や選び方も解説

建設業界は他の業界と同様、慢性的な人材不足であることに加え、時間外労働の上限規制や資材高騰など、経営を取り巻く環境は厳しさを増しています。企業にとって、コスト削減や業務効率化は今や至上命題となっており、その打開策として注目されているのがクラウドサービスの導入です。この記事では建設業のクラウドサービスの主な機能や導入のメリット、システムの選定方法について詳しく解説します。

建設業クラウドサービスの機能

建設業クラウドサービスには、業務の効率化などに効果的なさまざまな機能が搭載されています。ここでは、その中でも代表的な機能について詳しく解説します。

顧客管理

1つ目の機能は顧客管理です。建設業では、顧客情報の活用が営業活動において重要な役割を担います。建設業向けクラウドサービスでは、顧客の基本情報や過去のやり取り、工事履歴、契約書データなどが一元管理され、情報共有も容易です。顧客情報の属人化を防ぐことができ、よりきめ細やかな顧客対応が可能です。

見積・請求・発注管理

2つ目の機能は、見積・請求・発注の管理です。クラウドサービスでは、見積もり作成から発注書・請求書の発行、入金確認まで、一連の作業をすべてクラウド上で処理できます。顧客とのやり取りを電子データで完結できるサービスも多く、ペーパーレス化の促進にも有効です。

労務・勤怠・安全管理

3つ目は、労務・勤怠・安全管理です。労務・勤怠管理、安全管理は、建設業において法令遵守の観点からも非常に重要です。建設業は現場への直行直帰も多く、タイムカードなどアナログ式での勤怠管理が難しいケースが少なくありません。クラウドサービスでは、GPS機能なども活用し現場から直接打刻が可能で、勤務時間の集計などもクラウド上で行え、労務・勤怠管理の効率化が進みます。また安全書類の作成や提出もデジタル化できる機能を持つサービスも出てきており、現場入場時の手続きの簡素化、管理部門の負担軽減につながります。

図面・写真・書類管理

4つ目は、図面・写真・書類の管理です。クラウド上で図面や仕様書を管理することで、常に最新版のデータに全関係者がアクセスできます。また、現場で撮影した工事写真なども現場でその場でアップロード・整理が可能で、事務所に戻ってからの写真整理や報告書作成の手間を大幅に軽減できるでしょう。

工程・進捗管理

5つ目の機能は、工程・進捗管理です。クラウドサービスではオンラインでの工程管理機能が搭載されており、工程に変更があった場合、リアルタイムに関係者へ通知されます。協力会社とも最新のスケジュールを共有できるため、電話確認などの余計なコミュニケーションも必要なくなり、トラブルを未然に防ぐことにも寄与します。

報告書作成

6つ目の機能は、報告書の作成です。クラウドサービスを活用すれば、現場の隙間時間にスマホから作業内容を記入したり、写真を登録したりと日報作成を完了させることができます。報告のためだけに事務所に戻る必要がなくなるため、残業時間の削減に大きく貢献するでしょう。

コミュニケーション・チャット

7つ目の機能は、コミュニケーション・チャット機能です。建設業向けクラウドサービスに搭載されているチャット機能は、工事案件ごとにグループを作成でき、その現場に関する連絡や資料だけを整理できます。閲覧も含め履歴が残るため、責任の所在も明確になり、円滑なコミュニケーション環境を作れます。

データ分析・レポート出力

8つ目の機能は、データ分析・レポート出力機能です。経営の見える化は、建設業の経営者にとっても非常に重要です。クラウドサービスでは現場工事にかかる原価や利益の状況がリアルタイムで集約されるため、収支状況を常に把握することが可能です。収益が悪くなりそうな案件があれば、早めに対策を打つことができるので、確実な利益確保・収益の安定化につながります。

建設業でクラウドサービスを活用するメリット

ご紹介した通り、建設業のクラウドサービスには多彩な機能が搭載されています。ここでは、クラウドサービスを導入したことで受けられるメリットについて詳しく解説します。

業務の効率化が図れる

クラウドサービス導入の最大のメリットは業務効率化にあります。クラウド化により現場で働く従業員は、事務所に戻らずともスマホやタブレットを使ってその場で書類の作成や勤怠の打刻が可能になります。移動時間や待機時間を有効活用できるようになるので、長時間労働の是正やワークライフバランスの改善にも期待できます。また情報が一元化されることで、転記作業や書類探しといった「ムダな時間」が減るなど、劇的な業務効率化が図れる点が、大きなメリットです。

コストを削減できる

クラウド化によりペーパーレス化が進み、用紙代・印刷代・保管スペースなどのコスト削減につながります。また情報共有の漏れによる工事の手戻りや発注ミス、トラブル対応などの見えないコストの削減も実現します。

情報共有がスムーズになる

クラウドサービスでは、インターネット環境と端末さえあれば、いつでもどこからでもデータにアクセスが可能です。登録されているデータはリアルタイムで最新の状況に更新されているため、現場や本社スタッフ、経営者などそれぞれの関係者が同じ情報を共有可能です。図面や工程などの変更もリアルタイムで共有されるので、伝達漏れや確認漏れなどが発生しづらく、業務スピードや品質が向上するでしょう。

セキュリティ対策を強化できる

クラウドサービスのデータを保管しているデータセンターは、高度な暗号化通信、24時間の監視、災害対策が施されており、セキュリティ対策は万全です。個人のパソコンにはデータが保管されないため、紛失・盗難などの際も情報漏洩の心配はありません。また災害などで自社が被害を受けた際にも、データはクラウド上に保管されているため、BCPの観点からも非常に有効です。

拡張性が高い

クラウドサービスでは、法改正や新機能搭載など常に最新の状況に自動でアップデートされます。インボイス制度や電子帳簿保存法といった近年の大改正はもちろん、今後の法改正にも迅速に対応してくれるので、常に法令を遵守した状態で業務を行えるのがメリットです。またアカウント数も柔軟に変更できるので、会社の規模に合わせてコストを最適化できる点もメリットといえるでしょう。

建設業クラウドサービスの選び方

最後に建設業クラウドサービスを選ぶ際のポイントについてご紹介します。

現場に合った機能が揃っているか

最も重要なのが、自社の現場にあった機能が揃っているものを選ぶことです。住宅建設や公共工事など、業態特有の仕組みにあった機能を搭載しており、可能な限り一元管理できるシステムを選ぶのがポイントです。

操作が簡単で誰でも使いやすいか

建設業クラウドサービスは現場の職人なども含め、多くの人が使用します。ITに不慣れな人でも使いやすいような仕組みになっているかを確認しておきましょう。とくに高齢の職人が多い企業の場合は、マニュアルを読まなくても使えるレベルの使いやすさが目安です。

セキュリティ対策やデータ保護体制が充実しているか

クラウドサービスでは、顧客の個人情報や図面など機密性の高い情報を多く取り扱うため、セキュリティ対策やデータ保護体制のチェックは必須です。通信の暗号化、データセンターの信頼性などをしっかり確認しておきましょう。また、アクセス制限の設定などが柔軟にできるかも重要です。

導入後のサポートが手厚いか

システムの導入は、導入するだけで終わりではなくうまく活用することが重要です。初期設定や操作方法の周知など、導入後のサポートが手厚いかを必ず確認しておきましょう。専任の担当者がつくか、電話やチャットでのサポート窓口があるかなどが導入後のシステム運用の成功を左右します。

予算内で導入・運用できるか

システム導入においては、費用対効果を検討しておくことが重要です。システムにかかる費用には初期費用と月額利用料があるので、必ず総額で検討しましょう。単に安いという理由だけで選んでしまうと、機能が不足してしまったり、別のシステムが必要になったりと、思ったような効果が出ない事態になりかねません。必ず必要な機能を洗い出したうえで、削減できるコストとも比較して投資に見合うかどうかを判断しましょう。

まとめ

本記事では建設業のクラウドサービスに関して、主な機能や導入のメリット、システムの選定方法について詳しく解説しました。クラウドサービスの活用は、単なる業務効率化だけでなく、コスト削減やセキュリティ強化、経営の見える化などさまざまなメリットのあるものです。効果を最大化するためには、顧客管理や工程管理など幅広い建設業務を一元管理できるシステムが最適です。株式会社ダイテックが提供する注文分譲クラウドDXや現場Plusは、住宅事業に必要なあらゆる業務をクラウド上で一元管理できるシステムになっています。もちろんペーパーレス化や予算管理などコスト削減、経営の見える化に貢献する各種機能も搭載しています。建設業のクラウドサービス導入をご検討の担当者様はぜひ、ご検討ください。