建設業の工事完了報告書とは？書き方やポイント・アプリ・エクセルのテンプレートなどを紹介

工事完了報告書は、建設工事などが完了した際に、工事内容や結果をまとめ、発注者へ報告するための報告書です。発注者の仕様通りに完了していることを示し、検査や引き渡しを円滑に進めるとともに将来的なトラブルを避けるためにも重要な書類です。一方で記載項目やフォーマットなどが法律で定められておらず、工事ごとに内容が異なるのも特徴です。本記事では、工事完了報告書の概要や作成方法、作成時のポイントなどについて詳しく解説します。

建設業の工事完了報告書とは？

工事完了報告書は、工事が契約内容通りに完了したことを証明する書類です。内容は主に、工事名や工期、材料の数量や大きさ、施工状況、検査成績書などで構成され、発注業者に対して提出されます。ここでは、工事完了報告書の概要について解説します。

作成の目的

工事完了報告書の目的は、工事を契約通りに無事完了していることを、発注者に証明し、引き渡しや請求手続きを円滑に進めることにあります。工事完了報告書では、施工内容や使用した材料、工期などを詳しく記載し、工事完了写真を添えて報告します。これにより工事の透明性を確保し、業務完了後の受発注者間でのトラブル防止にもつながります。発注者側から見ると、固定資産に計上する際に時期を示す書類としてや、リフォームローンなどの利用の際の書類としての役割もあります。

作成の義務

工事完了報告書は、法律で作成が義務付けられているものではありません。そのため、画一的なフォーマットは存在せず、提出の有無や様式は契約内容や発注者によって異なります。一般的に公共工事では、所定の様式や写真台帳などを含めた報告書が求められます。

作業完了報告書との違い

工事完了報告書と作業完了報告書との大きな違いは、報告書の範囲にあります。作業完了報告書は、工事全体ではなく特定の作業や工程の完了を報告するための書類で、社内での報告や小規模な契約で利用されます。対して、工事完了報告書は、工事全体の完了を証明する書類で、竣工検査や引き渡しに活用されます。このように、作業完了報告書と工事完了報告書は、対象範囲や書類としての重要度という面で大きな違いがあります。

建設業の工事完了報告書の書き方

工事完了報告書は、契約や発注者が求める情報を余すことなく正確に整理して記載する必要があります。ここでは一般的なケースでの必要な項目と作成手順をご紹介します。

必要な項目

一般的に工事完了報告書には、以下のような項目が必要です。

工事番号・管理番号
受発注者情報
工事名称
工事現場名
工期
契約金額
工事内容
添付書類（施工写真、図面、台帳など）

ただし上記の項目はあくまで一般的なケースで掲載する一例です。具体的な掲載ルールがあるわけではないため、事前に発注者と受注者の間で掲載内容を決めておく必要があるでしょう。

作成の手順

工事完了報告書の作成手順は以下の通りです。

書式や内容を確認する工事完了報告書は法律で決められた様式がなく、発注者により異なります。公共工事などでは所定の書式が定められていることも多いです。事前打ち合わせの段階で工事完了報告書に必要な項目を確認しておくことが重要です。特に、工事前の写真が必要かどうかは必ず確認しておきましょう。
必要な証跡の収集施工写真や検査成績書など、工事完了報告書に必要な書類やデータを収集します。
工事完了報告書の作成・チェック・承認必要項目を満たした工事完了報告書を作成します。各種証跡などと数量や日付などの整合性が取れているかを確認した上で、責任者の承認を得ます。
発注者へ提出し保管発注者の要請に合わせて紙または電子データで発注者へ提出し、自社でも提出したものを保管しておきましょう。

工事完了報告書の保管に法的義務はありませんが、帳簿の保存期間に合わせて5年を目安に保管することが望まれます。

建設業の工事完了報告書を作成する際のポイント

工事完了報告書を適正な形で作成するためには、いくつかポイントがあります。ここでは、工事完了報告書を作成する際のポイントを4つ紹介します。

エクセルのテンプレートやアプリの活用

1つ目のポイントは、エクセルのテンプレートやアプリを活用することです。工事完了報告書は、法律で義務付けられた書類ではないので、自由な書式で作成が可能です。エクセルなどでテンプレートを作成しておくことで「必須項目の記載漏れの防止」につながり、作成が効率化されます。フォーマットはインターネット上で検索すれば、エクセルで作成されたさまざまな書式のテンプレートが無料でダウンロードできるので、活用するのも有用です。さらに、工事管理アプリなどを活用する方法もあります。工事管理アプリを活用すれば、工事完了報告書の作成だけでなく、添付写真の自動仕分けや材料の自動集計、チェックリストによる入力支援などにより、人的ミスを軽減し作業を効率化できます。スマホやタブレットなどを活用して現場や外出先から直接入力できるシステムを導入すれば、常に最新情報を手間なく入力できる点もメリットです。

写真・図面の活用

2つ目のポイントは、写真や図面を活用することです。工事が確実に完了したことを確認するため、施工現場の写真や図面を元請業者から要求されるケースは多くあります。事前に工事完了報告書への添付の必要性を確認したうえで、必要な写真や図面を用意しておくようにしましょう。以下の点に注意して整理しておくのがおすすめです。

・撮影ルールの統一：撮影方向や距離、目印や定規などを入れるなど、撮影時のルールを明確にしておく
・キャプションの明記：撮影日や撮影場所、状況などを写真の下に記載しておく
・番号管理：写真台帳や図面と連動した番号管理をする

上記の情報を整理しておくことで、発注側の確認がスムーズに進みます。施工図や完成図面を併せて添付しておくと、発注者側の確認がさらに円滑になります。

記載内容の正確性と簡潔さ

3つ目のポイントは正確かつ簡潔に記載することです。工事完了報告書は、発注者だけでなく、検査担当者、経理部門などさまざまな関係者が利用する書類です。誰が読んでも内容を正しく理解できるよう、記載は正確かつ簡潔にまとめる必要があります。数値の整合性はもちろんのこと、用語表記の統一、箇条書き・表を活用した簡潔な表現とすることで、誰もが理解しやすい品質の報告書を作成しましょう。

提出・保管の方法や期間

4つ目のポイントは、提出・保管方法や期間に注意することです。工事完了報告書の提出方法は、発注者や工事ごとに異なります。公共工事の場合、近年では電子納品が義務化されていることも多く、ファイル形式やメディアが指定されているケースも増えています。必ず提出方法を事前に確認しておき、提出方法にあった工事完了報告書を作成するようにしましょう。工事完了報告書そのものに作成義務はありませんが、建設業法では関連書類のやり取りがあった場合に5年間の保管が定められています。工事完了報告書についても、将来的に内容の確認が発生する可能性があるため、5年間保存しておくのが良いでしょう。電子化してクラウドに保存しておくと、紙の劣化リスクや紛失リスクを抑えられます。

工事完了報告書作成におすすめの施工管理アプリ

本記事では、工事完了報告書の概要や作成方法、作成時のポイントなどについて、詳しく解説しました。工事完了報告書は、工事を行った建設業者が発注者に完了を報告するための書類です。法律で作成が義務化されているわけではありませんが、発注者との将来的なトラブル防止の観点からも作成が必要な書類です。品質の高い工事完了報告書の作成には、必要項目の記載、証跡・写真の管理、数値の整合性チェックなどが必要で、効率的に作成するには、施工管理アプリの活用がおすすめです。株式会社ダイテックが提供する施工現場管理アプリ現場Plusなら、工程ごとのチェック項目の設定や写真添付の義務付けなど、工事進捗に合わせて工事完了報告書に必要な情報を集めることが可能です。工事完了報告書の作成は、その結果を出力するだけで済み、大幅な業務効率化につながります。工事完了報告書の作成効率化にご興味のある担当者様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。