建設業に対する電子帳簿保存法改正の影響とは？タイムスタンプ不要などの改正内容も解説

2022年に電子帳簿保存法が大幅に改正され、メールやクラウドで授受する請求書などは電子データでの保存が必須となり、建設業においても対応を迫られています。建設業では、見積・契約・請求などの資料が膨大であり、電子化によってさまざまな影響が考えられます。本記事では、電子帳簿保存方法の改正内容や建設業への影響、対応の際のポイントについて、詳しく解説します。

電子帳簿保存法の改正内容

電子帳簿保存法とは、原則紙での保存が義務付けられていた帳簿書類に関して、一定の要件下で電子データ保存を可能にした法律のことです。電子帳簿保存法は、その保存区分として「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3区分でルールを定めています。電子帳簿保存法は1998年に施行され、2022年1月に大きな改正が行われました。主な改正内容は以下の4つです。ここではそれぞれの区分の概要と改正内容についてみていきましょう。

• 電子取引における電子データの保存が義務化
• 特例のための事前承認制度の廃止
• タイムスタンプ要件の緩和
• 検索要件の緩和

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存は、コンピューターを用いて作成した書類を指し、具体的には仕訳帳などの帳簿、損益計算書などの会計上の書類、見積書などの取引相手に交付する書類などが対象です。2022年の改正では、これまで必要だった税務署長の事前承認が不要になり、検索要件も「取引年月日」「金額」「取引先」のみに緩和されています。

スキャナ保存

スキャナ保存は、契約書や領収書などの資金や物の流れに直結・連動する書類や、検収書や見積書などの資金や物の流れに直結・連動しない書類が対象です。電子帳簿等保存と同様に、税務署長の事前承認が廃止となり、紙の原本については即時での廃棄が認められています。検索要件も同様に緩和されていますが、スキャナデータのため、ファイル名に検索要件で必要な取引年月日、金額、取引先名を入力するほか、OCR機能を持ったシステムで運用するなど、工夫が必要です。

電子取引データ保存

電子取引データ保存は、注文書や契約書などのうち、Web等を介して授受した書類の電子データが対象です。従来は、電子データ・COM（電子計算機出力マイクロフィルム）・紙媒体の書面のいずれかを選択できました。しかし、改正によりCOM及び紙媒体での保存が廃止され、電子データでの保存が義務化されました。

建設業に対する電子帳簿保存法改正の影響

今回の電子帳簿保存法の改正により、建設業界においてもデジタル化の推進につながるといわれています。ここでは、建設業において、今回の電子帳簿保存法の改正がどのような影響を与えるかについて、詳しく解説します。

ペーパーレス化の拡大

1つ目の影響は、ペーパーレス化が拡大することです。これまで建設業界では、契約書や注文書、検収書、支払通知、図面など、さまざまな紙媒体の帳票が利用されていました。紙媒体は、保管やファイリング、保管する場所などさまざまなコストが発生するだけでなく、紛失や差し替えのミスなどのリスクもあります。とくに図面は枚数も多く、情報が細かいためある程度の大きさが必要で、保管や持ち運びがかさばります。これらが電子化されれば、タブレット端末やPCなどから時間や場所を問わずアクセスでき、常に最新の状態で閲覧が可能になります。もちろん保管スペースを用意する必要もなく、コスト削減にもつながるなどメリットは少なくありません。

働き方改革の推進

2つ目の影響は、働き方改革の推進につながる点です。データが電子化されていることで、ネットワーク環境とデバイスさえあれば、従業員はどこからでも最新の帳票にアクセスできるため、テレワークなどの働き方改革にも効果的です。また、災害などにより会社に出勤できなくなっても、離れたところから業務を続けることが可能。拠点が被害を受けても書類の破損、紛失などの被害をバックアップによって回避できるなど、BCP対策としても有効です。

業務の効率化

3つ目の影響は、業務の効率化につながる点です。紙媒体での保管は、膨大な書類の中から目当ての書類を探すには、かなりの手間と時間がかかります。書類が電子化されることにより、検索をかけるだけですぐに目当てのデータを探すことが可能になります。建設業の場合、工事情報と関連付けて書類を保存することで、工事担当者や工事場所に応じてスムーズに書類を活用できるようになり、業務効率化につながるでしょう。また、データの履歴管理や改ざん防止のシステムを導入することで、改修や差し替えの履歴管理も可能となり、内部統制面でも効果的です。

コスト削減（印紙代・タイムスタンプなど）

4つ目の影響は、コスト削減につながる点です。建設業においては、さまざまな契約行為が必要となります。建設工事請負契約書をはじめとして、書面で契約を取り交わす場合には、契約金額に応じて印紙税を納付する必要がありました。電子データ保存により印紙税の納付が不要となるため、収入印紙を購入する費用を削減できます。また、これまでは書類をスキャナ保存する場合は、スキャンした書類が正当な原本であることを証明するために、「タイムスタンプ」が必要でした。改正後は、訂正や削除の履歴を確認できるシステム等の要件を満たせば、タイムスタンプは不要になりました。電子化のためのシステムも大規模なシステムを導入する必要がなくなり、システム運用コストも抑えられるようになっています。

建設業で電子帳簿保存法に対応する際のポイント

最後に、建設業で電子帳簿保存法に対応する際のポイントを4つご紹介します。

クラウドシステムの導入

1つ目のポイントは、自社の状況にあったクラウドシステムを導入することです。改正電子帳簿保存法に対応するシステムにはさまざまなものがあり、対象範囲や機能によってかかるコストもさまざまです。検索機能、改ざん防止や履歴管理、スキャナ保存の解像度など、定められた要件を満たすシステムをいくつか候補に挙げ、自社に適したものを導入することが重要です。建設業の場合、工事案件を軸としたデータ管理が効率的なため、工事管理システムと連動しているものを選ぶと、業務効率化に効果的です。また自社だけでなく、協力会社とのやりとりが可能なシステムにすれば、一元管理が可能となり、協力会社との連携も強化されます。

運用ルールの整備

2つ目のポイントは、運用ルールを整備することです。対象とする帳票や保存のタイミング、どのタイミングで誰が電子化・保存するかなど、具体的な運用ルールを整備します。運用ルールでは主に以下のような項目を定めます。電子化・保存方法について、ファイルの命名規則や格納フォルダの階層などを定めます。命名規則を定めておくことで、法的要件である検索機能を満たすことができ、検索性も大幅に向上します。契約書などについては、組織構造に合わせた承認フローを設定しておくことが望ましいです。

• 目的
• 適用範囲
• 管理責任者
• 電子取引の範囲
• 取引データの保存
• 対象となるデータ
• 運用体制
• 保存先や命名規則
• 承認フロー

社内教育の実施

3つ目のポイントは、社内教育を実施することです。電子帳簿保存法への対応や電子化には、システム導入だけでなく、従業員の理解と協力が不可欠です。建設業においては、現場作業員や協力会社も含めて幅広く利用することになるため、運用ルールの周知、教育が必要となります。教育では、システム導入の目的や、業務効率化・競争力強化といった効果を交えて説明します。新しいシステムの操作方法、電子データの取り扱いルール、現場での端末の使用方法など、実践的な教育が必要です。また情報セキュリティに関する教育も重要です。パスワード管理や不審なメールへの対処方法、SNSでの情報発信時の注意点など、電子化によるリスクを未然に防ぐための教育を具体的に行いましょう。

定期的な評価と見直し

4つ目のポイントは、定期的な評価と見直しを行うことです。運用が開始されたら、電子帳簿保存法の適用要件を満たして運用されているか、期待した業務効率化やコスト削減が実現しているかをチェックします。検索・閲覧要件の確認や、命名規則・保存場所などのルールが守られているかを定期的に評価しましょう。また、法令の改正なども定期的にチェックし、運用の見直しを行いましょう。業務効率化やコストダウンについては、効果を測定できるKPIを設定し、定期的に効果を測定します。

まとめ

本記事では、電子帳簿保存法の改正内容や改正の影響、対応する際のポイントについて、詳しく解説しました。電子帳簿保存法の改正により一部要件が緩和され、建設業においても対応により、ペーパーレス化・働き方改革の促進・業務効率化・コスト削減など、さまざまな好影響があります。電子帳簿保存法への対応にあたっては、自社業務の棚卸や対応システムの導入、従業員への教育などのポイントを押さえることで、より効果的に対応することが可能です。株式会社ダイテックが提供する受発注Plusは、電子帳簿保存法にもタイムスタンプが不要な方法で対応。受発注のデジタル化など、業務効率化にも貢献します。システムが不慣れでも安心して使える簡単操作なので、導入後すぐに利用できるのも特徴です。電子帳簿保存法への対応をご検討の担当者様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。