2026.10.16

工事台帳とは？保存方法・費用項目・作成方法・注意点を解説

工事台帳は、工事現場で働いているとよく耳にする言葉ですが、具体的に何のために作るのか、どこまで記録すればよいのかわからず、困っている方もいるのではないでしょうか。
本記事では、そもそも工事台帳とは何かといった基本的なことから、保存方法、費用項目、作成方法、注意点まで解説します。初めて工事台帳を担当することになった方や、より理解を深めたい方は、ぜひ参考にしてください。

工事台帳とは？

工事台帳とは、工事ごとにかかった費用や原価を集計するために使われる帳簿のことをいいます。ここでは目的と保存について解説します。

目的

工事台帳を作る目的は、いくつかあります。

まず、工事ごとの原価と収支を正確に把握するためです。各現場でかかっている詳細な費用を把握し、最終的に得られた利益を確認できれば、次の工事の見積もり精度が高まります。感覚に頼るのではなく、数字に基づいて適切な予算管理ができるようになるでしょう。

また、完成工事原価や未成工事支出金を算出する際にも重要な資料となります。経営状況を客観的に把握するための基礎資料としても活用可能です。

さらに、経営事項審査などにおいて、工事内容や完成工事高などを確認するための資料として活用されることもあります。

保存の方法・期間

建設業法第40条の3（※1）では、建設業者に対し、営業所ごとに営業に関する所定の事項を記載した「法定帳簿」を備え、保存することが義務付けられています。
この法定帳簿と、原価管理を目的とする「工事台帳」は法律上、異なるものですが、実務においては両者の要件をひとつの工事台帳（またはシステム）にまとめ、一元管理することも可能です。法定帳簿の保存期間は、建設業法施行規則第28条（※2）により、当該建設工事の目的物の引渡しをしたときから原則5年間（発注者と締結した住宅を新築する建設工事に係るものは10年間）と定められています。

（※1）参照元：e-Gov 法令検索「建設業法第40条の3」
（※2）参照元：e-Gov 法令検索「建設業法施行規則」

工事台帳の費用項目

工事台帳には、工事にかかった費用を整理して記載しましょう。大まかな項目は、材料費、労務費、外注費、経費の4つです。各費用について解説します。

材料費

材料費とは、建築資材や設備部品など、工事に直接使用する物の費用のことです。仕入先や納品日、数量を併せて記録しておくと、後日の確認やトラブル対応もしやすくなります。

労務費

労務費は、工事に従事した直接雇用の作業員に対して支払う賃金、給料、手当などの費用です。職種別の作業員数、作業時間、時給や日給、残業手当などが対象になります。

なお、対象となるのは自社で雇用し、実際に建設作業に従事した従業員の費用のみです。自社と雇用関係がない派遣スタッフや外部の事務員は労務費ではなく別の区分で処理します。

外注費

外注費は、他の事業者や個人に業務を委託した際に発生する費用のことをいいます。下請業者の従業員や一人親方など、工事を受注した企業が外部に依頼した場合に発生する費用が対象です。

経費

経費は他の費用項目に直接分類されない費用をまとめた項目です。現場事務所の賃借料のほか、水道光熱費、通信費、保険料などが含まれます。ひとつひとつは小さな金額でも、積み重なると大きな額になることもあるので、適切に管理しましょう。

工事台帳の作成方法

工事台帳の形式は法律で決められているわけではありません。各社が自社に適した形で作成方法を選ぶことになります。ここでは、代表的な作成方法を紹介します。

表計算ソフト（Excel・スプレッドシートなど）

手軽な方法として多くの会社に選ばれているのが、Excelやスプレッドシートなどの表計算ソフトの活用です。すでにこれらの表計算ソフトを日常的に使用している場合は、新たなシステムを導入する必要がありません。導入コストが安く済むのもポイントといえるでしょう。

一方で入力ミスなどの人的なトラブルが発生しやすい点には注意が必要です。特に事業規模が拡大した際は限界を感じやすくなります。また、複数の担当者が同時に編集した場合は、最新のデータがどこにあるのかわからなくなりやすい点にも注意しましょう。

工事台帳システム

建設業に特化した工事台帳システムもあります。これらのシステムには、工事台帳の作成だけでなく、見積書や請求書の作成、原価管理、受発注管理など、さまざまな機能が搭載されています。
例えば、ダイテックの注文分譲クラウドDXでは、工事に関する情報に加え、顧客管理や商談管理、アフター管理まで一元的に管理できます。こうしたシステムを活用することで、数値の自動計算に加え、業務に関するデータを一元化でき、重複入力や転記ミスの削減にもつながります。

施工管理アプリ

施工管理アプリを併用する方法もあります。スマートフォンやタブレットから手軽に操作でき、現場から直接入力できる点は大きなメリットの一つといえるでしょう。
例えば、現場Plusでは、スマートフォンやタブレットから、現場の写真や図面、工程などの情報を登録・共有できます。現場の情報をリアルタイムに共有できるため、工事の進捗状況を把握しやすくなり、工事台帳を含む工事情報の管理効率化にもつながります。

工事台帳の注意点

工事台帳を適切に作成・活用していくためには、いくつかのポイントがあります。特に以下の注意点を確認しておきましょう。

書式の統一

工事台帳の書式は統一しておくことが重要です。たとえば、担当者によって記載方法や項目名が異なると、他の人が対応できなくなるおそれがあります。また、後から集計する際に余計な手間が生じることもあるので、あらかじめ記録ルールを決めておくとよいでしょう。それぞれが自己判断して対応すると表記ゆれや分類ミスにつながりやすくなる点にも注意が必要です。

正確な情報管理

工事台帳には、材料費や労務費など工事に関するさまざまな費用項目が記載されています。これらを正確に入力しなければ利益率の計算がずれてしまうので、正確性を高めましょう。特に金額に関する部分は、後から行う会計処理や税務申告とも関わってくるため、慎重な管理が求められます。

概算で処理した場合は、実際の利益との間に差が生じます。正確な情報管理につなげるためには、請求書や領収書と突き合わせながら正しい数字を記録することが重要です。

タイムリーな情報共有

工事台帳はできるだけリアルタイムに更新しましょう。どのタイミングで更新するかについては、あらかじめルールで定めておくことをおすすめします。共有のスピードを高めたい場合は、デジタルツールを活用する方法が効果的です。クラウド型の表計算ソフトや管理システムには共有のための機能が備わっているため、スムーズに対応できます。

セキュリティ対策

工事台帳には取引先情報や契約金額など、外部に漏れてはならない機密性の高い情報が含まれています。そのため、セキュリティ対策はしっかりと行っておきましょう。
紙で管理する場合は、誰もが手に取れる場所に置くのではなく、施錠できる場所に保管することが重要です。

また、データで管理する場合は不正アクセスに備え、アクセス権限を設定するなど基本的な対策が欠かせません。近年はサイバー攻撃による情報漏えいも増えているので、定期的にバックアップを取っておくのはもちろん、パスワードの使い回しを避けるなどの対策も忘れずに行っておきましょう。

システムやツール、アプリなどを導入する際は、どのようなセキュリティ機能が搭載されているのか確認しておくことも必須です。

まとめ

工事台帳は経営判断を支える重要な資料にもなる大切なものです。ただし、適切に活用するためには費用を正確に分類して記載することが欠かせません。表計算ソフトや専門システムを活用した方法などさまざまな作成方法があるので、自社に合ったものを選択しましょう。

費用項目を正確に管理するためには、日々の原価や発注情報を一元化する仕組みを作っておくことも大切です。基幹業務サービス注文分譲クラウドDXなら、発生した工事原価データが工事原価台帳へ自動で転記され、実行予算との比較も可能です。ぜひお問い合わせください。