建設業の支払通知書とは？メリットや書き方を解説

建設業の支払通知書は、買い手側が支払内容を売り手側に通知するために発行する書類で、国税関係書類として取り扱われるものです。本記事では、建設業の支払通知書の概要や作成するメリット、具体的な作成方法について詳しく解説します。

建設業の支払通知書とは？

支払通知書とは、買い手側（支払う側）が支払内容を売り手側に通知するために発行する書類のことを指します。支払通知書は一般的に請求書を受け取る前に発行され、取引日・取引内容・金額などが記載されています。支払通知書で事前に支払いの内容を売り手側に通知することで、売り手側の請求管理の手間を省き、金額や請求内容のズレなどのトラブルを回避することが主な目的です。ここでは、建設業の支払通知書について、詳しく見ていきましょう。

発行の義務

支払通知書は、法的な発行義務はありません。発行の有無は、基本的に事業者の規定や取引先との契約内容に基づいて決められます。建設業界では請求書との内容確認のための実務として定着しつつあり、発行する企業も増えています。また、支払通知書は発行されれば国税関係書類として扱われるため、一定期間の保存義務があります。

保存期間

支払通知書は、法的な発行義務はないものの、発行されれば取引の事実を証明する証憑書類として扱われるため、保存義務が発生します。保存期限は、法人の場合、原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間です。ただし、欠損金が生じた場合または災害損失欠損金が生じた事業年度においては、10年間に延長されます。個人事業主の場合は、原則的には5年間の保存が義務付けられており、消費税の課税事業者の場合やインボイス制度における適格請求書発行事業者の場合は、7年間となります。

請求書との違い

支払通知書と請求書の大きな違いは発行者にあります。支払通知書は、買い手側が売り手側に対して発行する書類です。買い手側が売り手側に対して支払内容を事前に通知し、売り手側に内容に相違がないことを確認してもらうのが目的です。一方、請求書は売り手側が買い手側に対して発行する書類で、提供した商品・サービスに対する対価の支払いを請求するのが目的です。

建設業で支払通知書を作成するメリット

支払通知書の発行には法的な義務はありません。にもかかわらず、多くの企業で支払通知書が発行されているのは、さまざまなメリットがあるためです。ここでは支払通知書を作成するメリットについて、詳しく解説します。

取引のトラブルを防止する

1つ目のメリットは、取引のトラブルを防止できることです。支払通知書には、工事ごとの金額や消費税額、源泉所得税の控除、過入金や差引額などが明確に記載されます。支払通知書を送付すれば、支払前に双方の認識を一致させられるため、金額の相違や支払日の誤解といったトラブルを防げます。建設業は工事単価の変動や出来高調整が頻繁なため、事前に書面で確認しておくことが重要です。

経理業務を効率化する

2つ目のメリットは、経理業務を効率化できる点です。仮に請求書に誤りがあった場合、書類の再発行や過払い分の翌月での相殺、不足分の再支払いなど余分な手間やコストがかかってしまいます。支払通知書を事前に発行し支払金額や範囲を確認しておくことで、売り手側との認識齟齬を防止し、請求書確認にかかる手間を減らせます。また、売り手側にとっても、支払通知書があることで、それをもとに請求書を作成できるため、請求書作成にかかる手間を減らせます。支払通知書の発行は、売り手側・買い手側双方にメリットのあるものといえるでしょう。

請求書の代わりになる

3つ目のメリットは、請求書の代わりになることです。継続的または頻繁に取引がある企業間では、請求書に代わり支払通知書を発行する取り決めをしておくことで、請求書発行を省略できます。支払通知書を請求書の代わりとすることで、売り手側は請求書発行の手間を省け、買い手側も請求書の到着を待たずに支払い手続きが進められます。これにより、請求内容の確認作業を省略できるなど、業務全体の効率化につながります。請求書の発行遅れによる、支払遅れの防止につながるのもメリットです。

建設業における支払通知書の書き方

最後に建設業における支払通知書の書き方について詳しく解説します。

基本的な記載項目

支払通知書には、とくに決められたフォーマットがありませんが、適切な項目があり、これを記載しないと支払通知書としての効力が認められない可能性があります。一般的に記載が必要な項目は、以下のようになっています。

タイトル支払通知書と明確に記載する
発行日支払通知書を作成した日付
発行者情報自社の会社名、担当部署、担当者名、連絡先
支払先情報取引先の会社名、担当者名、住所、連絡先
支払金額明細ごとの金額と合計金額
支払期日いつまでに支払うかを示す日付
支払方法振込先の銀行名・口座番号
取引内容支払いの対象となる取引の詳細
小計支払の合計額
総合計消費税を含めた支払の合計額
備考

電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子的に保存することを認めた法律です。この法律の施行により、国税関係書類を電子的に授受した場合には電子データの保存が義務付けられます。また、単に保存するだけではなく、改ざん防止措置や閲覧性の確保など、電子帳簿保存法で定められた要件を満たす必要があります。要件を満たすための保存環境を整備するため、業務負担が増加する場合には、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入も検討しましょう。検討の際には、ファイルの形式や保存できる書類の範囲なども考慮してシステム選定するようにしてください。

インボイス制度への対応

インボイスとは、適格請求書とも呼ばれ、正しい消費税額を把握するための書類です。インボイス制度の開始により、一定条件を満たせば支払通知書を適格請求書として扱い、仕入税額控除を受けられるようになりました。支払通知書を適格請求書として扱うためには、所定の要件を満たす必要があります。適格請求書とするための主な要件は以下の通りです。

課税仕入の相手方の登録番号
税率ごとに区分した合計支払額
適用税率及び税率ごとに区分した消費税額など
相手方（売り手）による内容の確認

仕入税額控除を受けるためには、書類の記載要件を満たしていることに加え、取引内容について当事者間で合意が取れていることが前提となります。支払通知書を適格請求書として取り扱う場合には、売り手側による内容確認が行われていることが重要とされています。

まとめ

建設業における支払通知書は、法的に発行が義務付けられている書類ではありません。しかし、建設業のように金額や工程が複雑な取引では、支払内容に関する認識を取引先と共有するなど、取引の円滑化において重要な役割を果たします。支払通知書を適切に発行・保存することで、支払いに関するトラブルを事前に回避することができるでしょう。支払通知書は法的に定められたフォーマットはありませんが、インボイス制度や電子帳簿保存法などへの対応は今後避けて通れません。手作業での作成や保存環境の整備が負担となるケースもあります。株式会社ダイテックが提供する電子受発注サービス受発注Plusは、電子受発注に必要な機能に絞ったクラウドサービスです。電子帳簿保存法にも対応しており、電子化による受発注のやり取り円滑化に貢献します。支払通知書の発行、効率化にご興味のある担当者様はぜひお気軽にお問い合わせください。