社内の発注承認とは？依頼のメール・流れ・ポイントも解説

建設業では、協力会社への工事の依頼や建材・資材の発注を行う際、従業員が個別の判断で進めるのではなく、決裁担当者に確認し、承認を得る必要があります。社内の発注承認は、予算や原価を適切に管理し、品質や利益を確保するためにも欠かせない仕組みです。

本記事では、発注者が押さえておきたい基本から承認までの流れ、依頼・申請方法、発注承認のポイントまでを総合的に解説します。疑問に感じやすいポイントも確認し、スムーズな発注承認につなげましょう。

社内の発注承認とは？

社内の発注承認とは、建設業において協力会社への工事・作業の発注や建材・資材の購入を行う前に、その内容や金額、必要性を決裁担当者が確認し、発注の可否を判断する手続きやプロセスのことです。

必要性

会社のお金は個人の判断だけで扱うことはできません。社内の発注承認を通さなければ不適切な支出につながるおそれがあるため、トラブル予防のためにも社内の発注承認は必要です。また、発注内容をあらかじめ共有できるため、申請者と決裁担当者の認識のズレを防ぐうえでも重要です。

方法（メール・チャット・専用アプリなど）

建設業における社内の発注承認の方法は、企業により異なります。紙の申請書に記入したうえで上司の押印をもらう昔ながらの方法を継続している企業もあるでしょう。一方、メールやチャット、専用アプリなどを活用して承認を得るケースも増えています。

メールでの発注承認だと必要な項目が抜けてしまうことがあるほか、チャットはやりとりを繰り返すことで内容が流れてしまう点に注意しましょう。専用アプリであれば、そのような心配も少なく、管理しやすい方法です。ただし、会社や状況によって適している方法は異なるので、自社に合っているか確認したうえで発注承認の方法を検討していくことが求められます。

課題

発注承認で課題になりやすいのが、承認の遅れによる業務停滞です。承認が遅れると、資材の納入や協力会社の手配が遅れ、工期に影響することがあります。

また、承認フローが複雑になっているケースでは申請する際に混乱しやすくなるのも課題です。承認フローが複雑だと現在の承認作業がどこで止まっているのか分からなくなり、催促すべき場面でも誰に連絡すべきか判断できないこともあります。

発注承認に関する課題があったとしても、申請者や決裁担当者のみでは解決できないケースが一般的です。課題解決のためには根本的な仕組みやルールの見直しが必要となることがありますが、そのための時間やコストが生じるのも課題の一つといえるでしょう。

発注承認の流れ

実際に発注承認がどのような形で進んでいくのか確認しておきましょう。一般的な流れは以下の通りです。

発注内容（工事内容・協力会社・数量・単価・金額・納期など）の確認

はじめに、申請者自身が発注内容について、工事内容や協力会社、数量・単価・金額・納期などを確認します。何のために発注するのかが曖昧なままでは承認できないため、発注が必要な理由を明確にしておきましょう。その際、見積もりを取ったうえで、内容や数量・単価、金額、納期も確認しておくことが欠かせません。

発注承認の依頼・申請

発注内容を確認したら、実際に承認の依頼を行います。具体的な方法は企業によって異なりますが、申請者が発注申請書を作成して申請する形が一般的です。企業によっては申請する際に見積書の添付を必須としている場合もあります。これは、金額が妥当であるかを確認するためのものです。

メールやチャットで発注承認の依頼を行う際は、承認の判断に必要となる情報を漏れなく伝えましょう。情報が不足すると確認に時間がかかり、承認が遅れてしまうことがあります。

決裁者による承認手続き

申請書を受け取った決裁担当者は、内容を確認したうえで、承認するか差し戻すかを判断します。提出先は企業によって異なるので、事前に確認しておきましょう。業務上必要な発注であることや妥当性が認められれば、承認される形となります。

差し戻しとなった場合は条件の調整や説明不足が原因であるケースも多いので、このあたりのポイントを確認したうえで修正を行いましょう。決裁担当者から指摘された部分を見直し、承認されるように再申請することになります。なお、実際に発注が認められるのは承認が完了してからです。

発注承認のポイント

発注承認をスムーズに進めていくためには、以下3つのポイントを押さえておくことが大切です。

社内ルールを遵守する

会社によって発注承認に関するルールが異なるので、事前に確認しておきましょう。ルールを守らない形で承認の申請をしても基本的には通りません。やり直しになればそれだけ手間と時間がかかることになるので、注意が必要です。また、社内で発注承認に関する一連の流れをルール化していない場合は、こちらの整備をすることも求められます。

見積書・申請書を保存する

発注に関する書類は後から内容を確認できるように保存しておきましょう。例えば、発注関連のトラブルが発生した際も保存しておいた見積書・申請書が必要になることがあります。

手作業で保存作業を行う場合はうっかりミスや勘違いなどによって適切な形で保存できないことも考えられるので、社内控えが自動で保存されるツールを活用するのもよいでしょう。

システム・ツールを導入する

発注承認の課題として承認の遅れによる業務停滞や承認フローの複雑さなどがありますが、これらの課題は仕組みやルールを見直し、システム化することで改善できる場合があります。特に紙やメールで運用しているケースでは確認や管理に時間がかかりやすいため、効率化のためにも発注承認をサポートするシステム・ツールの導入を検討するとよいでしょう。承認状況を可視化できるほか、処理時間の短縮や承認履歴の自動保存なども行えます。

また、紙やメールでのやりとりでは承認作業が途中で止まった際に、どこで止まっているのか把握しにくくなることも少なくありません。一方、システム・ツールを導入すれば、現在の状況を一目で確認できます。

発注承認に関するよくある質問

発注承認に関して疑問を感じやすいポイントも確認していきましょう。ここでは発注承認に関するよくある質問に回答します。

少額の発注でも承認は必要ですか？

少額の発注で承認が必要となるかについては企業によって異なります。ただ、少額の定型発注に関しては決裁担当者の権限により完結させ、金額が高額になるほど上の立場の人に確認してもらう形を取っているケースが一般的です。

会社としてはその基準や考え方を明確に定めておくことが重要といえるでしょう。申請者は、不明点がある場合に自己判断せず、決裁担当者に確認しておくことも大切です。

発注承認が遅れるとどのような問題が発生しますか？

発注が承認されないうちは、申請者は次の工程に進めません。特に決裁担当者が出張などの理由で長期不在であるケースでは、1週間以上承認が滞ることも考えられます。このような状況が続くと場合によっては取引先との信頼関係にも影響するので、スムーズな承認につなげるための体制を構築しておくことが求められます。

どのようにシステム・ツールを選べば良いですか？

システム・ツールを選定する際は、費用に見合った効果が得られるかを確認しておきましょう。また、操作が直感的で分かりやすいかも非常に大切なポイントです。便利な機能を搭載したシステム・ツールを導入しても、それを使いこなせないようであればうまく活用できません。

また、導入後のサポート体制が充実しているかも確認しておきましょう。分からないことやトラブルが発生した際にすぐにサポートが受けられるシステム・ツールを選んでおく必要もあります。

まとめ

会社のお金を正しく使用していくためにも、社内の発注承認は非常に重要な役割を持っています。ただし、スムーズに進めるための体制を構築しておかないと業務が止まってしまうこともあるので、注意しましょう。

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