請求書管理の方法とは？重要性やクラウドシステムのメリットも解説

請求書は、確定申告や決算において取引の証拠となる書類であり、その管理は非常に重要です。一方で従来の請求書業務やその管理は非常に手間がかかり、量も多く頭を悩ませる担当者様も多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、請求書管理の重要性や手法を改めて整理し、請求書管理システム導入のメリットなどについて詳しく解説します。

請求書管理の重要性

請求書は、取引の証拠となる会計書類の一つであり、保存期間が法律で定められています。また最近では、電子帳簿保存法やインボイス制度が開始されました。電子帳簿保存法では、メールなど電子的に受け取った請求書は、電子データとして保存する必要があります。またインボイス制度においては、適格請求書発行事業者としての登録番号の確認や、税率ごとの区分記載などが必要で、不備があると仕入税額控除が受けられなくなってしまいます。また建設業では工事ごとの原価管理が非常に重要なことも請求書管理が重要な理由です。請求書管理がしっかりできないと、工事台帳へ反映できず正確な利益把握が遅れます。また支払漏れや金額ミスにもつながりかねず、自社の信用を損なう可能性があります。

請求書管理の方法

請求書管理は、大きく分けて「発注者側（受け取る側）」と「受注者側（発行する側）」があります。ここではそれぞれの視点で請求書の管理方法を見ていきましょう。

発注者側

発注者側は請求書を受領する側となり、請求書は自社の支払状況を確認する重要な書類となるため、適切に保管する必要があります。電子取引の場合、受領した請求書は電子データのまま保存しておくことが電子帳簿保存法の「電子取引のデータ保存」で義務付けられています。保存には要件が定められているため、これを守った保存が必要な点に注意してください。受領した請求書を管理するポイントとしては、「未払い」のものと「支払い済み」のものを分類して管理しておくことです。請求書を受領したらあらかじめ決めておいた一時保管場所に置いておき、内容確認・承認をした後、未払いのファイルに綴じておきましょう。そのうえで、支払いが済んだものを支払済のファイルへ移して保管してください。

受注者側

受注者側は請求書を発行する側なので、自社で発行した請求書の控えを作成する義務はありません。しかし、入金状況を確認するためにも控えを作成し保存しておくことが大切です。なお、適格請求書発行事業者が適格請求書（インボイス）を発行した場合は、インボイス制度に基づき控えを保管する義務があります。請求書を保管しておく場合は、発注側と同様に「入金待ち」「入金済み」で分類しておくと便利です。請求書を発行したら、控えを入金待ちのファイルで管理します。この際、入金期限順に管理しておくと便利です。また電子データで発行した請求書は、電子データのまま控えを保存することが義務付けられているため、注意しましょう。

請求書管理システムのメリット

請求書管理システムを導入することで業務効率化のほか、さまざまな面でメリットがあります。ここでは請求書管理システムの導入メリットについて、詳しく解説します。

業務の効率化

1つ目のメリットは、大幅な業務の効率化です。これは、請求書管理システム最大のメリットといえます。システム導入により過去の見積書や注文書のデータを活用して請求書を作成できるため、入力の手間や入力ミスが大幅に軽減されます。また承認フローも電子化され、現場にいながらスマホやタブレットで請求書の確認・承認ができるので、事務所に戻る必要がないのもメリットです。請求書を発行する際にも、PDFを直接メールで送ることができるので、請求書の封入や投函などの作業からも解放されます。

コストの削減

２つ目のメリットは、コスト削減につながることです。システム導入により請求書がペーパーレス化され、紙代やインク代、封筒代、切手代、保管スペースの費用など、さまざまなコストが削減できます。また、経理担当者が行う請求書の発行作業や封入、投函、現場監督の承認のための移動時間など、見えないコストも大幅に削減されます。削減された時間は本来の業務である施工管理や営業活動に当てられるので、生産性の向上にも期待できる点も大きなメリットといえるでしょう。

インボイス制度や電子帳簿保存法への対応

３つ目のメリットは、インボイス制度や電子帳簿保存法といった法改正などにスムーズに対応できる点です。これらの法改正があると、業務フローの見直し架、書類・業務の要件の確認など、膨大な負担がかかります。クラウドシステムを導入していれば、法改正の内容に合わせてシステムが自動で更新されるため、大きな負担なく法令対応が可能です。システムを活用することで、法令対応に必要な運用を効率的に行いやすくなります。

データの一元管理

４つ目のメリットは、データの一元管理ができることです。請求書管理システムを導入することで、請求書データがクラウド上に集約されます。エクセルなどで管理している場合は、請求データを集めて案件ごとに集約する作業が必要なため、工事ごとの収支状況を把握するのに時間がかかります。システムを導入していれば、リアルタイムで情報が更新されるため、すぐに収支状況が確認でき、経営の見える化につながります。

建設業におすすめの請求書管理システム

請求書管理システムには、さまざまなものがありますが、建設業には「工事台帳」や「出来高請求」といった、建設業特有の商習慣があります。そのため、請求書管理システムについても、建設業に特化したシステムを選ぶのがポイントです。株式会社ダイテックが提供する受発注Plusは、受発注から請求、支払処理までをクラウド上で一元管理できる建設業特化のサービスです。クラウド上に保存されたデータは、案件ごとの収支管理と連携しているので、経営の見える化にもつながります。もちろん、インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しています。請求書管理を効率化するシステムをお探しであれば、ぜひ以下のページをご参照ください。
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まとめ

本記事では請求書管理の重要性や方法、請求書管理システム導入のメリットなどについて詳しく解説しました。インボイス制度や電子帳簿保存法などの法改正により、請求書管理はさらに複雑になっています。請求書管理システムの導入は、業務の効率化だけでなく、これらの法対応リスクの回避、経営の見える化など、さまざまなメリットのあるものです。請求書管理の効率化をご検討の担当者さまは、ぜひ請求書管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。建設業向けに特化した受発注Plusなら、請求書管理の一元化をスムーズにでき、業務の効率化にも貢献できます。ぜひご検討ください。