建設業向け受発注管理システムとは？メリットや選び方も解説

建設業のみなさん、受発注業務の効率化が進まず、課題を感じていませんか。業務の属人化に悩んでいる方も多いかもしれません。これらの課題にアプローチできるシステムとして、受発注管理システムが挙げられます。導入により手入力が大幅に削減でき、受発注業務の標準化も図れます。ここでは、建設業向け受発注管理システムの概要を解説するとともに導入のメリット、導入時の注意点、自社に適した製品の選び方などを紹介しています。具体的な検討を進めたい方はぜひ参考にしてください。

受発注管理システムとは？

受発注管理システムは、インターネットを介して商品の発注と受注を行うシステムです。1つのシステムで発注と受注を一元管理できる点、発注と受注に関する情報をデジタル化できる点が特徴といえるでしょう。主な機能、導入する流れ、導入時の注意点は以下のとおりです。

主な機能

受発注管理システムの機能は、発注側の機能と受注側の機能にわかれます。それぞれの主な機能は次のとおりです。

役割	主な機能
発注側	取引先登録機能物件（現場）登録機能発注データ作成機能発注機能査定機能支払処理機能支払通知書発行機能データ検索機能データ出力機能
受注側	受注機能工事完了報告（請求）機能支払通知書確認機能データ検索機能

具体的な機能は製品で異なりますが、受注・発注業務の効率化を支援する機能が中心です。また、取引履歴を検索する機能も備えていることが一般的です。

導入する流れ

基本的な導入の流れは以下のとおりです。

【導入の流れ】

受注・発注業務で直面している課題を洗い出す
解決したい課題を明確にして、製品が満たすべき機能などを明らかにする
複数の製品を比較して、導入する製品を決定する
関係部署、取引先から同意を得る
受発注管理システムを導入する

受発注管理システムを導入すると、原則として関係部署と取引先の業務に変更が生じます。事前に同意を得ておくことが欠かせません。メリットを説明して、理解を促すことが大切です。

導入する際の注意点

「関係部署、取引先から同意を得る」以外にも気をつけたいポイントはあります。特に注意したいのがランニングコストです。例えば、取引件数に応じて月額利用料が変動するサービスもあり、導入後に想定以上のコストがかかり、継続利用が難しくなるケースもあります。従量課金制の場合は、将来的に取引が増えた時の負担も見積もっておくことが重要です。

導入前には、操作方法についても確認しておく必要があります。操作が複雑だと取引先から利用を拒否されるケースもあり、特に職人さんなどはパソコンを持っていないことも多いため注意が必要です。最近の製品は直感的に操作できるよう工夫されていますが、それでも拒否反応を示す方は少なくありません。取引先にとっては、パソコンではなくスマートフォンで手軽に受注や請求が行えるシステムであることが望ましいでしょう。

受発注管理システムのメリット

続いて、受発注管理システムのメリットを紹介します。

業務の効率化

受発注管理システムの導入により、受注と発注に関する業務を効率化できます。主な理由は以下のとおりです。

役割	業務を効率化できる理由
発注側	電話、FAX、メール、郵送などのやりとりが不要となるデータの多重入力がなくなる紙による処理や保管がなくなる発注漏れや取引先からの請求漏れがなくなる。取引履歴を簡単に検索できる
受注側	受注管理が容易になる請求書作成、印刷、印紙貼付、封入、投函の手間を削減できる請求漏れなどのミスが減る取引履歴を簡単に検索できる

受発注管理システムを導入すると、受注側はFAXに書かれている文字が不鮮明で電話をかけ直すなどの業務は不要になります。また、発注側が入力したデータが反映されるため、手入力によるミスも防げます。さらに請求書作成や、印刷、印紙の貼付、封入、投函などの作業も不要となります。したがって、業務の効率化を目指せるのです。

属人化の解消

同様に、属人化した業務の解消も目指せます。発注業務や受注業務のプロセスが統一（標準化）されるうえ、情報共有も図られるためです。勘や経験に頼らず、業務を行えるようになります。したがって、特定の従業員が不在のときも、受注や発注に関わる業務が滞りません。事業の生産性を高められる可能性があります。

リアルタイムの情報共有

受発注管理システムを導入すると、リアルタイムの情報共有が可能になります。入力した情報が、システム上に即座に反映されるためです。この機能により、以下のメリットなどを期待できます。

【期待できるメリット】

【発注側】最新の情報に基づき段取りや職人配置計画などを立てられる
【受注側】最新の情報に基づき作業予定把握や資材管理などを行える

段取りが最適化でき、取引先との信頼関係も強化できるでしょう。

ペーパーレス化の促進

導入により、社内のペーパーレス化も進みます。受発注情報のデジタル化にともない紙が不要になるためです。結果的に、書類の整理、書類の保管場所も不要になります。さらに紙がないので収入印紙もいりません。コスト削減につながる取り組みといえるでしょう。受発注情報を扱いやすくなる点もポイントです。容易に検索、加工できるうえ、暗号化により安全性も高められます。受発注管理システムの導入は、メリットの大きな取り組みと考えられます。

受発注管理システムの選び方

続いて、自社に合っている受発注管理システムの選び方を解説します。

導入形態（クラウドまたはオンプレミス）

受発注管理システムは、導入形態によりクラウド型とオンプレミス型にわかれます。クラウド型はインターネットを介してベンダーが提供するサービスを利用するタイプ、オンプレミス型は自社で機器を導入してシステムを構築するタイプといえるでしょう。それぞれの特徴は以下のとおりです。

導入形態による分類	特徴
クラウド型	イニシャルコストを抑えやすい契約締結後、すぐにサービスを利用できる自社の業務にあわせたカスタマイズは難しい
オンプレミス型	機器の導入などにコストがかかる機器の購入、システムの構築などに時間がかかる自社の業務にあわせてカスタマイズできる

以前は、中小企業はクラウド型を、大企業はオンプレミス型を採用する傾向がありましたが、最近は大企業でもクラウド型を採用するケースが増えています。

トータルコスト（導入時と運用時）

受発注管理システムを導入すると、導入時だけでなく運用時も費用がかかります。具体的な費用の内訳、金額はケースで異なります。さまざまな費用がかかるため、総額を把握して予算内に収まることを確かめておかなければなりません。費用を評価する場合は、業務に与える影響も考慮しましょう。業務を大幅に効率化できる場合は、高額な費用がかかっても導入するほうがよいこともあります。金額だけで評価しないことが大切です。

セキュリティ対策やサポート体制

セキュリティ対策も、導入前に確認しておきたいポイントです。機密情報を扱うため、通信を暗号化している、ISO認証を取得しているなど、一定の対策を講じている製品を選ぶ必要があります。あわせて、SLA（サービス品質保証）やSLO（サービスレベル目標）を公開しているかどうかも重要な判断材料です。これらが明示されていれば、稼働率や応答時間といったサービス品質がどの水準で保証されるかを事前に把握でき、安心して導入を検討できます。

専門的なスキルを有するスタッフがいない場合は、サポート体制も確認しておきましょう。何かしらのトラブルが発生したときに、自社だけで対応できない恐れがあるためです。問い合わせ方法、問い合わせ時間、無料で利用できるサポート、有料で利用できるサポートなどを確認しておくと、トラブルに対応しやすい製品を見つけられます。

性能（操作性・機能性・モバイル対応）

受発注管理システムの性能も、忘れずにチェックしておく必要があります。特に注意したいのが操作性です。扱いにくいと、担当部署や取引先の理解を得にくくなり、業務の負担も増す恐れがあります。また、取引先がパソコンを持っていないケースもあるため、スマートフォンからでもスムーズに操作できるモバイル対応も重要なポイントです。

まとめ

受発注管理システムは、発注と受注を一元管理するシステムです。導入により業務の効率化、属人化の解消などを目指せます。生産性の向上につながる有用なシステムといえるでしょう。ダイテックの受発注Plusは住宅建設業に特化した受発注管理システムです。タイムスタンプなしで手軽に電子受発注を始められます。建設業法や電子帳簿保存法にも対応しているので安心です。詳しい製品情報は、以下のページでご確認ください。

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