支払管理とは？流れ・課題と解決策・効率化する方法を解説

建設業の経理担当者にとって、支払管理は非常に負担の大きい業務です。一方で、支払業務はミスがあると会社の信頼を失ったり、損失につながったりすることもある重要な業務です。本記事では、支払管理の基本的な流れや建設業特有の課題と解決策などについて、詳しく解説します。

支払管理とは？

支払管理とは、発注した商品や受けたサービスに対する代金について、請求内容を確認し、期日通りに正確に支払いを行うための管理のことを指します。建設業においては、発注先から届いた請求書が、事前の注文内容や工事の出来高と合致しているかを確認し、社内の適切な承認フローを経て支払いを行うことが求められます。支払管理が適切に行われなかった場合、二重払いや支払い漏れなど取引先からの信頼低下、資金繰り悪化を招くことにもつながりかねません。とくに建設業の場合、入金と支払いのサイトが長いことも多く、金額も大きいため、正確な支払管理が必要です。

支払管理の流れ

支払管理については、一般的に以下の4つのステップで進めます。

請求書の受領と確認

まずは請求書を取引先から受領し、以下の点を中心に内容を確認します。

請求内容：発注した工事内容や資材数量と合っているか
出来高：請求金額が、実際の工事進捗に合っているか
形式：インボイス制度の要件を満たしているか

承認・決裁の手続き

請求内容に問題がなければ、社内で規定された承認フローを回議します。一般的には、支払金額や取引内容に応じて決裁者が設定されています。この承認のプロセスは、不正な支払いや不適切な経費処理を防ぐという意味でも重要な手続きです。承認が完了した請求書は、経理部門に引き継がれ、支払準備へと進みます。建設業では、担当者や現場監督が不在のことも多く、紙の請求書にハンコをもらう方式だと、数日から数週間停滞してしまうこともあります。

支払いの実行

請求書の承認が完了したら、請求データに基づき経理部門にて支払いを実行します。支払いの際には、以下のような準備を行います。

銀行振込データの作成
振込先情報（口座番号や名義）の確認
必要書類の整理
資金残高の確認

支払いは銀行振込や手形、電子記録債権（でんさい）など、取引先との契約に基づいた方法で決済します。建設業では支払いの際の振込手数料をどちらが負担するかや、保留金の相殺があるかなど細かい確認も必要です。手形や小切手での支払いが必要な取引の場合は、事前に準備しておき、郵送や手渡しなど確実に取引先に届くよう対応してください。

支払いの記録と会計処理

支払いが完了したら、帳簿に記録し会計処理を行います。会計処理は、出金日・支払先・勘定科目・支払金額などを出金伝票に記帳します。記帳後には、支払情報を請求書と照合し、消込作業を行います。消込作業を行うことで、未払いの買掛金が把握しやすくなります。支払いに関連する請求書や納品書、振込明細は、会計規則や税務要件に定められた、保存期間・フォーマットで管理・保存しておく必要があります。

支払管理の課題と解決策

支払管理は企業規模が大きいほど、事務負担が大きくさまざまな課題があります。ここでは支払管理の課題とその解決策についてご紹介します。

請求書処理の手間

請求書は毎月決まった時期に届くことが多く、大量の請求書処理を一度に行うケースも少なくありません。それを１枚ずつエクセルや会計ソフトに手入力するのは膨大な手間がかかることが大きな課題となっています。また郵便の遅延などにより、月次処理が後ろ倒しになることもあります。この課題を解決するには、請求書を電子データ（PDF等）化し、受領する仕組みの導入がおすすめです。また、OCR機能を持つシステムを活用すれば、入力作業も自動化でき、処理の効率化を進められます。

承認フローの複雑さ

承認フローに現場監督が含まれていることも多く、現場監督や決裁者の不在により、承認印がもらえず、書類が停滞し支払処理が進まないというケースもよくあります。また、確認のために現場から帰社する必要があり、移動の無駄が発生する点も課題です。この解決策としては、クラウド型のワークフローシステムの導入が挙げられます。クラウド型のワークフローシステムなら、スマホやタブレットから承認できるので、現場に出ていたり、外出していたりする場合でもすぐに承認が可能です。また、「いつ・どこで・誰が」承認したかの履歴もすべて残るため、内部統制面でも効果を発揮します。

支払いの過不足

注文金額と請求金額のズレを見落としたり、追加工事分の変更契約が漏れたりすることで、過払いや未払いが発生してしまうのも課題です。未払いは、取引先との信頼関係の悪化だけでなく、下請法違反のリスクもあるため、回避しなければなりません。この解決には、発注データと請求データをシステム上で紐づけておくことが有効です。システム上で金額が一致しない場合にアラートが出る仕組みなどがあれば、人の目による確認漏れを防ぐことができます。

アナログデータの管理

紙の請求書管理では、紙の請求書をファイリングする手間がかかり、保管スペースも圧迫します。また、過去の履歴を探すのに時間がかかり、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応も煩雑です。これらの課題の解決には、請求書のペーパーレス化が有効で、請求書管理の機能を持つクラウドシステムなどの導入がおすすめ。電子保存対応のシステムであれば、法対応も安心です。過去の明細などの検索も、キーワード検索で即座に呼び出せるようになるので、業務効率化にもつながるでしょう。

建設業の支払管理業務を効率化する方法

建設業の支払管理業務を効率化するなら、クラウドシステムの導入が効果的です。支払いを管理するシステムはさまざまありますが、汎用的な会計ソフトではなく、建設業特有の商習慣に対応したクラウドシステムを選びましょう。株式会社ダイテックが提供する受発注Plusは、発注・受注・請求・支払処理といった一連の業務をすべてクラウド上で完結できます。もちろんインボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しているので、法対応も安心です。支払管理の効率化をご検討の担当者様はぜひ、ご検討ください。

まとめ

本記事では、支払管理の流れ、課題や解決策について詳しく解説しました。支払管理は、会社の資金や信用を守るために非常に重要な業務です。一方で従来のアナログな紙管理は、内容の確認や照合、承認、保管などさまざまな手間がかかり、ミスも起こりやすくなります。支払管理の効率化には建設業界に特化したクラウドサービスなどのデジタルツールの導入が不可欠です。受発注Plus導入により、支払管理の自動化・ペーパーレス化を進めてみてはいかがでしょうか。