発注ミスの原因と防止策を解説！効率化する方法も紹介

現場で必要な資材が不足してしまって工事が止まったり、発注過多で余剰在庫が発生したりするなど、発注に関するトラブルは日常的に起きています。これらの発注に関するミスは、自社の経営に影響を与えるだけでなく、最悪の場合、顧客との信頼関係を損なう可能性もあります。本記事では、発注ミスの原因やその防止策、建設業における効率的な発注業務の進め方について詳しく解説します。

発注ミスの原因

発注ミスが起こる原因は、在庫管理の不備やヒューマンエラーなどさまざまです。ここではよくある発注ミスの原因をいくつかご紹介します。

在庫管理の不備

1つ目の原因は在庫管理の不備によるものです。建設業では現場ごとに資材の種類や数量が異なり、保管場所も複数に存在するなど、在庫状況を正確に把握するのが難しいケースが少なくありません。本社管理部門では資材は足りていると判断していても、現場ではすでに使い切っていたといったズレが起こりやすい環境です。このように在庫状況が正確に把握できていないと、過剰発注や二重発注、欠品などが起こりやすくなります。とくに紙やExcelなどで管理している場合、在庫数がリアルタイムで更新されず、ズレの原因になりやすくなります。

アナログ作業によるヒューマンエラー

2つ目の原因は、アナログ作業依存によるヒューマンエラーです。口頭での資材依頼や手書き伝票、FAXやメールでの発注など、アナログ作業による発注に依存していると、聞き間違いや書き間違いなどのヒューマンエラーが発生する確率が高くなります。現場と発注担当者が分業している場合は、口頭での伝達過程で情報共有のエラーが起こり、誤発注を起こすといった事態が起こる可能性があります。また、現場は常に多忙でメモを取ることもできず、記憶に頼った発注になってしまい、後々トラブルになるケースもあります。

情報共有やコミュニケーションの不足

3つ目の原因は、情報共有やコミュニケーションの不足によるものです。たとえば、発注処理がすでに完了しているにもかかわらず、その情報がリアルタイムに共有されず、誤って重複して注文してしまうといったケースがあります。また工程が前倒しになっているにもかかわらず、その情報が発注担当者に共有されず、予定通りに資材が届かないというのもよくある失敗例です。情報がリアルタイムに更新されず、情報共有が難しい環境下では、このような発注ミスが多発します。

業務の属人化

4つ目の原因は、業務が属人化してしまうことです。建設業においては、長年同じ人が発注を担当し、これまでの経験と勘を頼りに業務を行っているというケースも少なくありません。一見頼りになりそうなこの属人化も、発注ミスを引き起こす原因となります。たとえば、病気や怪我、退職によりその担当者が不在となった際に、引き継ぎが不十分だと、発注処理そのものが停滞する恐れがあります。また、判断基準や手順が明確化されていないことで、他の人がやっても同じ結果にならなくなり、ミスの原因がはっきりしないといったことも起こりえます。

担当者の不足

5つ目の原因は、担当者が不足していることです。建設業は慢性的な人材不足の状況が続いています。人手不足の状況では、在庫の確認や見積もりの取得、発注書の作成など、複数の工程を一人でこなすことになってしまい、時間的・精神的な余裕がなくなることで、ミスのリスクも高まります。とくに現場と事務が兼任になっていると、急な現場対応や電話対応に追われ、確認不足が重なり、ミスの温床となります。

発注ミスの防止策

在庫管理・発注システムの導入

発注ミスの防止には、在庫管理システムや発注システムのようなITの力を借りることが重要です。発注ミスの原因は、確認不足や情報共有の齟齬などヒューマンエラーによるものが多くを占めます。在庫管理・発注システムを導入することで、在庫数や発注履歴をリアルタイムで一元的に管理でき、手書きや口頭での情報伝達の必要がなくなります。スマホやタブレットを活用すれば、現場などどこにいても在庫状況を確認でき、その場で必要な資材を発注することも可能です。システムによっては、過去のデータなどから適正な在庫量を把握し、不足している場合はアラートを出したり、適正な発注数を自動提案する機能もあります。

ダブルチェック体制の導入

人の目による確認も、発注ミスの防止に有効です。発注業務を一人に任せるのではなく、ダブルチェック体制を整えることでヒューマンエラーを未然に防ぎやすくなります。ダブルチェック体制を整える際には、単に人数を増やすのではなく、業務フローを可視化し、最適なタイミングでチェックを行うようにしましょう。たとえば、発注前のタイミングでは発注するアイテムの種類や個数などに間違いがないか確認し、発注後にはFAXやメール送信にミスがないかを確認するなど、業務フローに即したチェック体制を構築するのが重要です。

情報の一元管理

発注の際、必要なデータがまとまっていなければ確認に時間が取られるだけでなく、見落としなどのリスクも高まります。たとえば、見積書や発注書、請求書がそれぞれ別々の場所に保存されていると、確認や照合にも手間がかかります。情報をクラウド上などにまとめ、一元的に管理することで誰でも必要な情報にすぐにアクセスできる環境が整います。

マニュアルやルールの統一

手順や判断基準などを明文化し、誰が担当しても同じ結果にする体制を整備することも重要です。たとえば発注の際には、この順番で処理しこの内容をチェックするといったチェック項目を明文化し、定期的に更新する仕組みが有効です。また、各現場や部署でバラバラなルールを会社全体で統一しておくことも重要です。こういったマニュアルやルールの統一により、特定の人に業務が依存しない仕組みを構築し、ミスの原因を可視化できる環境を整えましょう。

教育・研修の充実

発注ミスを減らすには、業務をこなす人材の教育も重要です。いくら制度やシステムを整備しても、使う人材がそれを正しく使えなければ意味がありません。発注業務を担当するスタッフに対しては、OJTだけでなく、定期的な研修や勉強会などを開催し、業務フローや判断基準などへの理解を深めることも重要です。実際に起きた発注ミスの事例などを共有するのも効果切です。

建設業の発注業務を効率化する方法

発注業務のミス防止、業務効率化には、発注システムの導入は欠かせない存在です。株式会社ダイテックが提供する電子受発注クラウドシステム受発注Plusは、発注データの作成から支払業務まで一連の業務をペーパレスで管理可能。JIIMA認証も取得済で、改正電子帳簿保存法の対応も万全です。操作画面もシンプルなので、システムに不慣れな人でも安心して利用でき、協力会社も含めて導入後すぐに運用が可能です。発注システムの導入をご検討であれば、ぜひこちらのページをご覧ください。

まとめ

発注ミスは、余剰在庫の増加や資材不足による工事進捗の停滞など、経営にさまざまな悪影響を与えます。ミスの原因は在庫管理の不備、情報共有不足、属人化などさまざまな要素が重なって発生します。こうしたミスを防ぐには、ルール整備や人材教育などさまざまな対策が考えられますが、その中でも発注システムなどのITを活用した環境整備が欠かせません。発注ミス防止や業務効率化をご検討の担当者様は、ぜひクラウド型受発注システム受発注Plusの活用をご検討ください。