いつの間にか業務がスムーズに。大事なデータも救ってくれた。
地域密着にこだわり、東京・青梅で不動産仲介から注文住宅、リフォームまでを一手に引き受ける元気な工務店・健幸工房シムラ様(東京都青梅市、志村將成社長)。駅前にカフェ併設モデルハウスをオープンするなど、地域とOB客とのつながりを深めています。アフターサービスにも力を入れている同社。 アフター・リフォームを統括する海藤健治さんは、エクセルに替わってOB顧客管理からリフォームの見積もりまで幅広く使えるシステムを求めていました。

健幸工房 シムラ
代表取締役 志村將成様 建設部 海藤健治様

東京都青梅市

『工務店クラウド』導入のきっかけ

ここ10年の新築・リフォームのOB顧客数は約400件にのぼりますが、その管理にはずっと「エクセル」を使ってきました。ただ、限界を感じるようにも。たとえば、定期点検の日付を顧客ごとに設定し入力しておいても、ただの「数字の羅列」になってしまい、肝心の時期が判別にしにくい。セルの色を変えるなど工夫しても、作成者である私以外のスタッフには使いにくい。だれにでもわかる管理システムが必要だとちょうど考えていたときでした。『工務店クラウド』は、見積もりや営業など対応する業務の幅が広い。クラウドなので、パッケージングソフトのようにその都度買い換えなくてもどんどん進化する。そこがいいなと思い、導入を決めました。

定期点検はがきの送付にも利用

現時点では、OB顧客管理、工事台帳、リフォームの見積もりと現場管理、データ管理といった機能をメインに利用しています。OB顧客管理では、定期点検のおしらせはがきを送付する際に便利に使っています。1・2・5・10年の定期点検時期を迎えるお客様情報をすぐに絞り込めるので、エクセルでリスト化するよりも手間はずっと少なくて済みます。

客先での履歴・図面管理にも利用

外出先で『工務店クラウド』を使うことも多いです。スマホで過去の修繕履歴を確認したり、図面を見ることもしばしば。打ち合わせの席でお客様から「壁を新しく造作したい」「この壁を抜きたい」といったご要望が出たときに、その場で図面を呼び出してカンタンに確認することができます。クラウドならではの便利さはいろんな場面で感じますが、不思議なもので仕事の仕方がガラリと変わったということはないんです。気づいたら、いつの間にかスムーズに業務が進む感じ。最高の褒め言葉のつもりです。

思わぬ事故でクラウドのメリットを痛感

ウソみたいな本当の話なのですが、今夏クラウドの良さを実感するできごとがありました。7月末に当社のオフィスに雷が落ちて、パソコン3台、サーバ1台、バックアップ専用ハードディスク1台がぜんぶダメになってしまったのです。私のパソコンに至っては、本体もディスプレイもおじゃん。そんな状況でも、クラウドに救われました。スマホやタブレットで必要なデータをカンタンに取り出せるので。じつは、社内で『工務店クラウド』を使っていたのは私たちのアフター・リフォーム部門だけ。新築部門は別の管理ソフトを使い、一般的なバックアップ方法でデータを保存していたため、翌日から使う図面や見積もりデータの確認すらできず、困り果てました。現場を止めるわけにはいきませんから。ゆくゆくは全社的にクラウドに切り替えたいと考えています。

工務店の実務に合わせて進化

サポート体制も気に入っています。「こういう使い方ができると業務効率があがるんだけど」といった話をすると、バージョンアップの度にカイゼンされていくので。これもクラウドのよさですよね。『工務店クラウド』を利用する会社がどんどん要望を出して、それがフィードバックされていけば、何十・何百という工務店のノウハウが自然に取り込まれ、自社のスキルアップになると思うんです。将来的には、工務店のあるべき姿へと導いてくれるシステムになったら最高ですよね。